Se začátkem roku se vždy pojí legislativní novinky, které se připravovaly během předchozích let a k prvnímu lednu pravidelně nabývají účinnosti. Letošní leden nebyl výjimkou a účinnost nabyly hned dvě novely, které upravují zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, které transponují směrnici EU. Pro naše účely ho budeme dále uvádět jako tzv. zákon o datových schránkách, neboť nová zákonem daná povinnost užívat datovou schránku bude obsahem následujících řádků.
Kdo je nově povinný si zřídit datovou schránku?
V posledních dnech je velmi aktuální téma, kdy se do poštovní schránky doručí dopis s novými přihlašovacími údaji k datové schránce. Proč tomu tak je? Děje se tak na základě novelizace § 4 zákona o datových schránkách, který v dosavadním znění neukládal povinnost užívat datovou schránku podnikajícím fyzickým osobám. Po novelizaci toto již neplatí a pro všechny podnikatele bude nově povinná datová schránka zřízena přímo ze zákona.
Přerod digitalizace se ale odehraje postupně pro všechny, kterých se to týká, tedy fyzické podnikají osoby, které zmiňuje § 4 zákon o datových schránkách. Tento přechod na digitální komunikaci se tedy pro všechny podnikající osoby odehraje povinně ex lege a ministerstvo vnitra jim zřídí nejpozději do 31. března 2023 datovou schránku v souladu s přechodným ustanovením příslušné novely.
Datová schránka tak bude zřízena nově všem těm, co jsou v příslušných databázích (např. živnostenský rejstřík) vedeni pod identifikačním číslem osoby (IČO), které tak nyní slouží i k orientaci v databázi držitelů datových schránek. Nyní stačí nově zadat IČO, a tak lze velmi snadno zjistit, zda danému subjektu už byla nebo teprve bude zřízena datová schránka.
Datová schránka – již v minulosti ze zákona zřízená všem podnikajícím právnickým osobám – tak bude nově povinna i pro další podnikatele, tedy pro osoby samostatně výdělečně činné, jako jsou architekti, lékaři, lékárníci a další. Mimo to bude datová schránka ze zákona zřízena i všem sdružením, spolkům, nadacím a společenstvím vlastníků bytových jednotek.
Jak to bude celé fungovat?
Zřízení datové schránky bude zcela automatické, nebude tedy potřeba podávat žádnou žádost. Datová schránka bude zřízena na podnět ministerstva a nejpozději do 31. března letošního roku dostanou noví uživatelé přihlašovací údaje k jejich datové schránce. Tyto údaje obdrží prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, naposledy v papírové podobě, a od té doby by měla jejich komunikace s úřady probíhat už jen skrz datovou schránku.
Noví uživatelé se následně přihlásí do jejich vlastní datové schránky, a tím se tato aktivuje. Uživatelé, kteří tak neučiní by si, avšak měli dát pozor, neboť po uplynutí lhůty 15 dnů k přihlášení ode dne doručení přihlašovacích údajů se bude datová schránka považovat za aktivní na základě zákonné fikce.
Mohu něco udělat, když nechci užívat datovou schránku?
Nově ze zákona zřízenou datovou schránku nebude možné znepřístupnit (tj. deaktivovat), jak tomu bylo u běžných na žádost zřízených datových schránek. Jedinou možností pro podnikatele, kteří odmítají datové schránky používat je zrušení živnostenského nebo jiného podnikatelského oprávnění. V opačném případě se bude muset každý nový uživatel datové schránky s jejím systémem seznámit a začít jej aktivně užívat v komunikaci s úřady.
Závěr
Datové schránky se pro některé můžou jevit jako prokletím moderní doby, ale pevně věříme, že tento nový druh komunikace 21. století se ve výsledku ukáže velmi efektivním. Zřízení datových schránek ze zákona totiž navazuje na dlouhodobý trend zvyšujícího se zájmu o dobrovolné využívání datové schránky. Pro mnoho lidí to znamená úsporu času i peněz oproti do této doby klasickému způsobu doručování písemností prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Prostřednictvím datových schránek se zvýší rychlost a efektivita komunikace s úřady a zároveň se ušetři na finančních prostředcích vynakládaných státem při doručování písemností. Nesmíme pak samozřejmě opomenout ani kladnou ekologickou stránku datových schránek, neboť se při pouze digitálním přenosu dat snižuje potřeba užití papíru.
Ve spolupráci se Spring Walk advokátni kancelář s.r.o. připravila Lucie Sedláčková
