Zpracování osobních údajů společností FENIX SEARCH s.r.o.

Společnost FENIX SEARCH s.r.o., IČ 04543327, se sídlem Heršpice 295, PSČ 684 01, Heršpice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C vložka 90507 (dále jen „FENIX SEARCH“), jakožto obchodní společnost zabývající se personálně poradenskou činností v oblasti náboru zaměstnanců a projektového řízení lidských zdrojů, při správě a zpracování osobních údajů svých zákazníků, které je pro poskytování služeb společnosti FENIX SEARCH nezbytné, plně respektuje zásady jejich ochrany a v souladu s platnými právními předpisy níže informuje subjekty osobních údajů o jejich právech, důvodech zpracování a další podstatné informace týkající se zpracování osobních údajů.

Společnost FENIX SEARCH se v plném rozsahu řídí pravidly stanovenými Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení“) a v souladu s tímto Nařízením přísně dodržuje všechny nastavené postupy.

Pokud se jakákoli část tohoto dokumentu bude zdát nesrozumitelná nebo vyplyne-li potřeba dalšího podrobnějšího vysvětlení některé problematiky související se zpracováním osobních údajů, je možné obrátit se na naši emailovou adresu: sedlackova@fenixsearch.com.

Obsah:

1. Správce osobních údajů a jeho identifikace – kdo to je.

2. Rozsah zpracování osobních údajů.

3. Účel zpracování osobních údajů, zákonnost zpracování.

4. Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovány.

5. Kdo má k osobním údajům přístup, komu jsou poskytovány.

6. Jaká jsou práva subjektu údajů.

7. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.

8. Uplatnění práv subjektu údajů.

1. Správce osobních údajů a jeho identifikace – kdo to je.

Správcem je osoba, která disponuje s osobními údaji subjektu údajů a zároveň určuje účel a prostředky jejich zpracování. Společnost FENIX SEARCH je správcem osobních údajů, jelikož shromažďuje osobní údaje svých zákazníků pro účely plnění závazků z uzavřených smluvních vztahů a dodržování souvisejících zákonných povinností.

Kontaktní údaje a totožnost správce:

FENIX SEARCH s.r.o., IČ 04543327, se sídlem Heršpice 295, PSČ 684 01, Heršpice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C vložka 90507, e-mail: sedlackova@fenixsearch.com, tel.: +420 777 013 379.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl u správce jmenován. Správce nemá zástupce pro plnění povinností ve smyslu Nařízení.

2. Rozsah a kategorie zpracování osobních údajů.

Společnost FENIX SEARCH zpracovává pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytování služeb, plnění zákonných povinností, k ochraně zájmů společnosti FENIX SEARCH a dále společnost FENIX SEARCH shromažďuje osobní údaje subjektů, kteří se zpracováním udělili společnosti FENIX SEARCH souhlas.

Společnost FENIX SEARCH získané osobní údaje zákazníků ukládá ve své interní databázi, přičemž při řádném poskytování svých služeb, tyto údaje poskytuje zákazníkům, pro které vyhledává vhodné zaměstnance k obsazení požadovaných pracovních pozic a vzájemně tak propojuje své zákazníky, kterými jsou na jedné straně potenciální uchazeči o zaměstnání a na straně druhé potenciální zaměstnavatelé.

Kategorie osobních údajů zákazníků – potenciálních zaměstnanců, které společnost FENIX SEARCH zpracovává:

1. identifikační údaje – titul, jméno, příjmení, adresa bydliště, datum a místo narození, občanství,

2. údaje o vzdělání – údaje o získaném vzdělání, pracovní praxi, údaje o dalších znalostech a dovednostech, ostatní údaje, které zákazník poskytne společnosti FENIX SEARCH v životopisu a v ostatních souvisejících dokumentech,

3. osobní hodnocení zákazníka – potenciálního zaměstnance,

4. kontaktní údaje – e-mailová adresa a telefonní číslo.

Kategorie osobních údajů zákazníků – potenciálních zaměstnavatelů, které společnost FENIX SEARCH zpracovává:

a) identifikační údaje – jméno, příjmení, IČ, adresa sídla a podpis,

b) kontaktní údaje – e-mailová adresa a telefonní číslo.

3. Účel zpracování osobních údajů, zákonnost zpracování.

Zpracování osobních údajů bez nutnosti udělení souhlasu:

1. pro účely smluvního plnění

• jedná se o dobrovolné poskytnutí osobních údajů zákazníka, který má zájem o zprostředkování zaměstnání a s tím související služby společnosti FENIX SEARCH, bez poskytnutí údajů není možné smluvní vztah uzavřít ani plnit práva a povinnosti ze smlouvy plynoucí,

• bez poskytnutí těchto osobních údajů společnost FENIX SEARCH není schopna svým zákazníkům na straně potenciálních uchazečů o zaměstnání zprostředkovat určitou pracovní pozici, jednat se zákazníky o obsahových náležitostech pracovně právního vztahu, informovat potenciálního zaměstnance za účelem poskytnutí pracovní nabídky a jednat se zákazníkem o ostatních souvisejících záležitostech, tj. nemůže řádným způsobem poskytovat veškeré své služby,

2. zpracování na základě plnění zákonných povinností

• společnost FENIX SEARCH zpracovává také osobní údaje, pokud jí tuto povinnost přikazuje zákon,

3. zpracování na základě oprávněných zájmů společnosti FENIX SEARCH

• zejména za účelem uplatnění právních nároků a obhajoby oprávněných zájmů společnosti FENIX SEARCH.

Zpracování osobních údajů s udělením souhlasu zákazníka – za marketingovými účely

• udělení souhlasu zákazníka je zcela dobrovolné, zároveň však nezbytné k tomu, aby mohl být kontaktován společností FENIX SEARCH za účelem informování o novinkách a aktualitách na trhu práce, zasílání aktuálních pracovních nabídek, informování o svých službách, akcích, soutěžích a jiných novinkách, za účelem zasílání katalogů, reklam, vyhodnocování soutěží a zasílání výher, přání k svátkům, narozeninám a obdobným událostem (dále jen „marketingové účely“),

• zákazník má možnost svůj souhlas udělit elektronicky po vyplnění registračního formuláře nebo na základě odeslané emailové zprávy,

• osobní údaje mohou být poskytnuty třetím subjektům – potenciálním zaměstnavatelům, při prezentaci osobních údajů zákazníka – potenciálního uchazeče o zaměstnání/potenciálního zaměstnance,

• bez uděleného souhlasu nemůže být zákazník informován ani obesílán o všech novinkách a akcích společnosti FENIX SEARCH nebo o službách, které se službami společnosti FENIX SEARCH souvisí,

• zákazník může udělený souhlas kdykoli odvolat a to písemně na e-mailovou adresu sedlackova@fenixsearch.com nebo písemně dopisem na adresu společnosti FENIX SEARCH – Heršpice 295, PSČ 684 01, Heršpice, v souladu s čl. 7 tohoto dokumentu.

4. Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovány.

Osobní údaje zákazníků společnosti FENIX SEARCH zpracovává po dobu, po kterou svým zákazníkům poskytuje své služby nebo po dobu trvání smluvního vztahu. Po ukončení smluvního vztahu a po vypořádání veškerých závazků z takové smlouvy plynoucích a jinak s ní souvisejících uchovává společnost FENIX SEARCH osobní údaje zákazníků po dobu nezbytně nutnou, která je vyžadována dle příslušných právních předpisů, např. dle zákona o účetnictví, zákona o archivnictví a evidenci, zákona o dani z přidané hodnoty, atd. a také po dobu trvání obecných i speciálních promlčecích lhůt jednotlivých nároků.

U udělených souhlasů se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely je doba uchování osobních údajů 3 roky od udělení souhlasu.

Společnost FENIX SEARCH se při uchování osobních údajů řídí zásadou minimalizace údajů. V okamžiku, kdy odpadne účel zpracování osobních údajů nebo uplyne doba, po kterou je společnost FENIX SEARCH povinna nebo oprávněna osobní údaje uchovávat, osobní údaje jsou zcela vymazány ze systémů. Osobní údaje tak nikdy nejsou zpracovávány nebo uchovávány déle, než je nezbytně nutné.

5. Kdo má k osobním údajům přístup, komu jsou poskytovány.

Osobní údaje zákazníků jsou zpřístupněny společnosti FENIX SEARCH jakožto jejich správci, pověřeným zaměstnancům společnosti FENIX SEARCH a smluvním zpracovatelům, se kterými má společnost FENIX SEARCH uzavřenou Smlouvu o zpracování osobních údajů, na základě které jsou tito smluvní zpracovatelé povinni osobní údaje zpracovávat v souladu s Nařízením. Smluvními zpracovateli jsou zejména poskytovatelé IT služeb, účetní a daňoví poradci a vyžaduje-li to povaha dané pracovní pozice nebo vyplyne-li to z požadavku zákazníka na straně potenciálního zaměstnavatele, tak také společnosti zabývající se psychodiagnostikou za účelem psychologického testování potenciálního zaměstnance. O skutečnosti, zda součástí výběrového řízení je také psychotest, je zákazník – potenciální zaměstnanec, vždy předem informován.

Pro zpracování osobních údajů pro účely marketingu mohou mít k údajům zákazníků přístup i další subjekty, kterými jsou potenciální zaměstnavatelé, kterým jsou osobní údaje předkládány pro posouzení vhodnosti potenciálního zaměstnance na požadované pracovní místo. Jedná se o zákazníky společnosti FENIX SEARCH, kteří mají zájem o obsazení požadovaných pracovních míst vhodnými pracovníky a společnost FENIX SEARCH jim takové vhodné uchazeče zprostředkovává.

Společnost FENIX SEARCH nezpracovává osobní údaje automatizovaným způsobem.

6. Jaká jsou práva zákazníků společnosti FENIX SEARCH, jakožto subjektů údajů

1. Právo na informace týkající se zpracování osobních údajů

Každý subjekt zpracování osobních údajů má právo znát totožnost a kontaktní údaje na správce osobních údajů, jeho zástupce i na případné pověřence pro ochranu osobních údajů, dále má právo znát účel a právní základ zpracování osobních údajů, právo znát příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, informace o předání osobních údajů do třetích zemí, dobu uložení osobních údajů, informaci o právu na odvolání souhlasu a o dalších právech subjektu údajů, možnost podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů, informaci, zda je na poskytování osobních údajů dán zákonný či smluvní požadavek, informování o automatizovaném rozhodování a profilování.

2. Právo na přístup k osobním údajům

Právo zákazníka požadovat od společnosti FENIX P SEARCH, jakožto správce, potvrzení, zda jeho osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány. Pokud zpracovávány jsou, tak má zákazník, jakožto subjekt údajů, právo získat přístup k těmto osobním údajům a k informacím o účelu jejich zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým jsou, byly nebo mají být osobní údaje zpřístupněny, dobu zpracování osobních údajů, existence práva požadovat opravu, výmaz, omezení a možnosti vznést námitku proti zpracování, informace o právu podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování osobních údajů, informace o zárukách při předávání osobních údajů do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím.

Subjekt údajů má právo požadovat od společnosti FENIX SEARCH kopie zpracovávaných osobních údajů. Při opakovaných a zjevně neopodstatněných žádostech je společnost FENIX SEARCH oprávněna účtovat subjektu údajů přiměřený poplatek na úhradu administrativních nákladů za pořízení kopie.

3. Právo na opravu osobních údajů

Subjekt údajů má právo žádat, aby společnost FENIX SEARCH bez zbytečného odkladu opravila nepřesné a doplnila neúplné osobní údaje, které se jej týkají. Základem uplatnění tohoto práva je sdělení skutečnosti vedoucí k opravě či doplnění společnosti FENIX SEARCH.

4. Právo na výmaz osobních údajů

V případech, kdy pominul účel zpracování osobních údajů a v dalších případech, které jsou podrobně uvedeny v čl. 17 odst. 1 písm. a) až f) Nařízení, je společnost FENIX SEARCH na základě žádosti subjektu údajů povinna osobní údaje žádajícího smazat. Pokud však není splněna zákonná podmínka pro výmaz, má společnost FENIX SEARCH právo si osobní údaje ponechat.

5. Právo na omezení zpracování osobních údajů

Na žádost subjektu údajů je společnost FENIX SEARCH povinna omezit zpracování jeho osobních údajů jen na nejnutnější zákonné důvody, pokud jsou splněny podmínky dle čl. 18 Nařízení. Toto právo lze uplatnit zejména v případech, kdy není jasné, zda a kdy se budou muset osobní údaje zákazníka odstranit.

6. Právo vznesení námitky proti zpracování osobních údajů

V případech, kdy subjekt údajů dojde ke zjištění, že společnost FENIX SEARCH zpracovává jeho osobní údaje v rozporu se zákonem nebo v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života, má právo obrátit se přímo na společnost FENIX SEARCH s touto námitkou, aby došlo k co nejrychlejšímu odstranění závadného stavu nebo k dostatečnému zdůvodnění nastalé situace.

7. Právo na přenositelnost údajů

Subjekt osobních údajů může požadovat, aby jeho osobní údaje, které společnosti FENIX SEARCH sdělil, byly předány jinému správci dle jeho požadavku. Osobní údaje budou přeneseny v běžně používaném odpovídajícím formátu, nebude-li takovému požadavku bránit zákonná či jiná překážka.

8. Právo podat podnět/stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů

S jakýmkoli podnětem či stížností týkající se zpracování osobních údajů se subjekt údajů může obrátit přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů, jakožto na dozorový orgán. Kontaktní údaje Úřadu na ochranu osobních údajů jsou:

Úřad pro ochranu osobních údajů

plk. Sochora 27

170 00 Praha 7

tel. č.: 234 665 111

web: www.uoou.cz/

7. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové účely je založen na principu dobrovolnosti. To také znamená, že udělený souhlas je možné kdykoli odvolat. V případě, že zákazník již nechce být informován a obesílán o akcích a novinkách společnosti FENIX SEARCH nebo službách souvisejících, společnost FENIX SEARCH toto rozhodnutí každého zákazníka plně respektuje.

Náležitosti odvolání souhlasu – co má odvolání souhlasu obsahovat:

• kdo odvolání podává – jméno, příjmení, datum narození a adresa bydliště,

• výslovně uvést, že si zákazník již nepřeje, aby jeho osobní údaje poskytnuté pro marketingové účely byly nadále zpracovávány,

• pokud si přejete dostávat jen vybrané nabídky, je nutné uvést konkrétně jaké, aby společnost FENIX SEARCH mohla tomuto požadavku správně vyhovět,

• vlastnoruční podpis, pokud je odvolání souhlasu posláno písemně poštou, v případě, že je odvolání souhlasu odesláno prostřednictvím e-mailu, tak odvolání souhlasu odeslat právě z té e-mailové adresy, kterou zákazník uvedl do souhlasu, aby byla zřejmá identifikace odvolávajícího zákazníka.

Způsoby odvolání souhlasu:

Odvolání souhlasu uděleného pro marketingové účely je možné společnosti FENIX SEARCH poslat písemně na e-mailovou adresu sedlackova@fenixsearch.com, v takovém případě je nutné odvolání souhlasu odeslat z e-mailové adresy, kterou zákazník uvedl i v uděleném souhlasu. Odvolání souhlasu je dále možné také písemně dopisem na adresu společnosti FENIX SEARCH – Heršpice 295, PSČ 684 01, Heršpice.

8. Uplatnění práv subjektů údajů (zákazníků společnosti FENIX SEARCH)

Jednotlivá práva uvedená v čl. 6 tohoto informačního dokumentu mohou subjekty údajů uplatnit u správce, společnosti FENIX SEARCH buď e-mailovou zprávou na adresu: seldackova@fenixsearch.com nebo písemně dopisem na adresu společnosti FENIX SEARCH – Heršpice 295, PSČ 684 01, Heršpice.

Žádosti zákazníků, jakožto subjektů údajů, je společnost FENIX SEARCH povinna vyřešit nejpozději ve lhůtě 1 měsíce ode dne přijetí žádosti. V odůvodněných případech zejména s ohledem na rozsah žádosti je společnost FENIX SEARCH oprávněna lhůtu k vyjádření prodloužit na 2 měsíce, o nutnosti prodloužení společnost FENIX SEARCH subjekt údajů včas informuje.

Tento informační dokument je pravidelně aktualizován, datum poslední aktualizace 25. 5. 2018.